Siempre hemos necesitado ayuda para organizarnos: agendas, horarios del colegio o de las clases, “to-do lists” o listas de la compra. Un lugar en el que apuntar todo aquello que es importante, que no se podía olvidar. Pero el papel dejó de ser el principal soporte para ello hace tiempo, aunque hay quienes siguen prefiriéndolo.
Sea cual sea tu caso, vamos a darte algunas apps para organizarte porque, siendo realistas, ya no vamos sin el celular a ninguna parte y usamos más el calendario de Google o de Apple que el que tenemos colgado en la casa u oficina. ¡Bienvenidos/as a la era digital! 🤣Toma nota de estas herramientas que te ayudarán a estructurar actividades personales, académicas o laborales y te servirán como complemento a tus clases de refuerzo escolar.
Todoist
Si lo tuyo son las listas, esta es una de las aplicaciones gratis para organizar tu tiempo en el día a día que más te va a gustar. Ya sea para el trabajo, para el estudio o para las tareas pendientes que tienes en casa, con Todoist podrás organizar tus quehaceres en forma de listas, para que nada se te olvide, poniendo el estado de la tarea, así como estableciendo prioridades, fecha de vencimiento, etc.
¿Por qué elegir esta app?
Una de sus principales ventajas, según explica el medio Business Insider 1, es que tiene “una interfaz minimalista y fácil de usar” tanto en los entornos laborales como en los personales.
También puedes establecer recordatorios y sincronizarla con otras aplicaciones, como el correo electrónico, si quieres. Y si la necesitas para el entorno laboral, también te permite su uso colaborativo con los equipos de trabajo. Además, cuenta con una herramienta muy útil: la Matriz de Eisenhower, que permite priorizar tareas.
Según datos de la propia app, más de 30 millones de personas y equipos ya la utilizan. ¿Serás tú la próxima?
💵 El precio: la aplicación es gratuita, pero tiene dos suscripciones de pago si necesitas llegar al siguiente nivel. La Pro, por 4 dólares al mes o 48 dólares por la suscripción de un año. Y la Business, por 6 dólares al mes o 72 dólares por la suscripción anual.
Google Calendar
Es seguramente la más utilizada en todo el mundo, ya que, según Semrush 2, “Google tiene 102,2 mil millones de usuarios” que pueden acceder, si así lo desean, a Google Calendar. Esta es una función gratuita de Google que todas las personas con cuenta pueden descargar y utilizar, tanto en lo personal como en lo laboral. ¡Seguro que has hecho más de una videollamada a través del calendario de Google!
Visualmente, Google Calendar es una hoja de un calendario o una agenda que tú puedes visualizar en un día concreto, una semana, un mes… ¡Depende de qué información necesites en ese momento!
¿Por qué usar Google Calendar?
La app te permite, según explican desde el soporte de Google 3, programar reuniones y eventos, recibir recordatorios sobre las próximas actividades que tienes agendadas, invitar a otras personas a esas reuniones, sincronizar tus viajes, reservas en restaurantes… ¡Podrás organizarlo todo por horas y fecha! Es una manera tradicional de hacerlo, pero no menos efectiva.
Además, esta aplicación es muy accesible, ¡todo el mundo la tiene preinstalada, seguramente, en alguno de sus dispositivos!
Además, como hemos visto, es una app para organizar tareas muy utilizada en todo el mundo, por lo que será también un modo sencillo de sincronizar las agendas con otras personas, compartir eventos o sincronizar llamadas.
💵 El precio: como hemos adelantado, el uso de Google Calendar es gratuito. Sí que es cierto que si utilizas tu cuenta de Google de manera profesional, puede que te acabes suscribiendo a alguno de sus planes de almacenamiento. Y es que Google no cobra por las aplicaciones, pero sí por lo que guardas en ellas (si te sobrepasas del límite gratuito).
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Trello
Aunque Trello es una aplicación que puedes usar para tus tareas personales o para el estudio, lo cierto es que la propia app para organizar tareas se define como pensada para la gestión de equipos y de proyectos. De hecho, es posiblemente, una de las mejores aplicaciones para gestionar proyectos.
Trello funciona a base de tableros, a través de los cuales “gestionar cualquier tipo de proyecto y flujo de trabajo, así como supervisar tareas”. Permite añadir archivos, checklists, etc. y personalizarlo todo según las necesidades del equipo o la compañía.
¿Por qué usar Trello?
Es una aplicación muy útil para organizar el trabajo en organizaciones más grandes o más complejas. Con algunas de sus herramientas puedes asignar tareas, saber en qué trabaja cada persona en cada momento o el estado de dichas labores.
2,000,000 de equipos de todo el mundo ya utilizan Trello para organizar sus proyectos.
💵 El precio: registrarte es gratis, pero es cierto que, cuanto más complejo sea el proyecto, o más grande sea la organización, puedes necesitar prestaciones de las opciones de pago. La versión Standard, para equipos pequeños, tiene un coste de 5 dólares al mes; la Premium, para equipos con varios proyectos, 10 dólares; y la Enterprise, para compañías con varios equipos, 17.50 dólares al mes.
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Notion
Lo que puede hacer complicado el uso de Notion es, paradójicamente, su versatilidad. En Notion puedes organizarte como quieras, pues aunque tiene múltiples plantillas para que puedas empezar a usar la aplicación desde el minuto cero, también te permite crearlas según tus necesidades y las de tu equipo.
❌ Esto, que podría considerarse una ventaja en la mayoría de los casos, puede generar confusión en otros. Se trata de una app perfectamente útil tanto para usuarios particulares como para grandes empresas, pero hay que saber usarla.
Cuenta ya con el aval de más de 100 millones de usuarios, según Xataka 4; y esto es gracias a que ha ido identificando las necesidades masivas para aplicarlas a su herramienta, explica la misma fuente. Así ha incorporado calendario, mail, además de sus clásicas listas de tareas.
¿Por qué usar Notion?
Notion es súper útil si trabajas por cuenta propia, estudias o quieres tener orden en tu día a día. Es fácil de usar; sus plantillas cubren prácticamente todas las necesidades y puedes acceder a la app desde tu teléfono, incluso sin conexión.
Es una aplicación ideal para gestionar las tareas diarias a pequeña escala. Para las grandes empresas o grandes proyectos, también es genial, pero en algunos casos necesitarás una buena planificación para que esté todo organizado y se encuentre fácilmente. ¡Hay que definir la estrategia antes de empezar a usarla! Y este puede ser su principal inconveniente.
💵 El precio: para un usuario o una usuaria particular, la versión gratis será más que suficiente. Pero también hay planes Plus y Business para pequeñas y medianas empresas por $10 y $20 dólares al mes, respectivamente. Así como planes a medida para grandes corporaciones.
Forest
Esta original aplicación no te ayuda, como las de más arriba, a organizar tus tareas, sino que te ayuda a concentrarte mientras la estás haciendo. ¿Has oído hablar de la técnica de estudio Pomodoro? Pues bien, esta app para organizarte funciona de forma similar.
Consiste en concentrarte durante periodos de tiempo en tus tareas e intercalarlos con descansos. Forest mide estos intervalos y premia que no te distraigas con el propio teléfono.
¿Cómo funciona?🌳
- Cuando quieras concentración, ya sea en el trabajo, mientras estudias, o si no quieres distracciones en una cita con amistades, planta un árbol.
- El árbol virtual crecerá mientras te concentras en tu tarea.
- Y si no no cumples tu objetivo, el árbol muere.
Además, el equipo de Forest está asociado con Trees for the Future, para plantar árboles reales en la Tierra, explican en su página web.
💵 El precio: esta aplicación que te ayuda a concentrarte es gratis.
MyStudyLife
MyStudyLife es una aplicación ideal para estudiantes; de hecho, está pensada exactamente para eso: sacar el máximo rendimiento y mejorar las notas de quienes estudian.
Tiene funciones para gestionar tu horario de clases, los deberes, los exámenes, y también un reloj Pomodoro para organizar tus sesiones de estudio y no tener que recurrir a técnicas para estudiar en el último momento. También hay un control de las notas, la agenda, los recordatorios y la monitorización de tu evolución personal, entre otras.
❌ Si hay que presentar una queja, es que los comentarios de usuarios y usuarias más recientes hablan de un cambio de interfaz que no les ha gustado mucho a quienes ya usaban la aplicación desde hacía tiempo. Si no es tu caso, tal vez te habitúes sin problema a la última actualización y aproveches sus ventajas.
💵 El precio: esta aplicación para estudiantes es gratuita, aunque también cuenta con la versión de pago MyStudyLife+.
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Evernote
Evernote es un blog de notas pero muy sofisticado, que te permite organizar toda la información que necesitas. ¿Por qué sofisticado? Pues porque tiene funciones que van más allá, que la hicieron ser el líder de las apps para organizarse durante mucho tiempo. ¡Hasta que llegó la competencia!
Entre estas funciones destacan:
- El editor con historial, que permite recuperar notas pasadas y trabajar sin conexión.
- Posibilidad de incluir, escanear y extraer información de archivos adjuntos.
- Un buscador por fechas, imágenes, localizaciones…
- Correo electrónico vinculado a tu cuenta.
Una aplicación ideal tanto para entornos laborales como para estudios, pero que, tal vez, se ha quedado algo anticuada respecto a otras.
💵 El precio: esta aplicación tiene una versión gratis, pero se basa en las suscripciones, que van desde los $8.25 dólares del plan inicial hasta más de $20 al mes para el plan de empresas si pagas el año.
Si después de ver todas estas aplicaciones para organizar tu día, ya sea en el estudio, en el trabajo o en lo personal, no queda claro cuál se ajusta más a lo que necesitas. ¡Te dejamos una tabla resumen de todas ellas! 👇
| Aplicación | Usos | Ventajas | Precio |
|---|---|---|---|
| Todoist | Organización de tareas. | Su interfaz y su uso son muy sencillos. | Es gratuita pero también ofrece un Plan Pro. |
| Google Calendar | Un calendario digital. | ¡Todo el mundo la usa y siempre la tienes a mano! | Gratuita |
| Trello | Organización de proyectos. | Ideal para trabajar con equipos medianos y grandes. | Tiene versión gratuita y varios planes de pago para equipos más grandes. |
| Notion | Listas de tareas, calendarios... | ¡Es muy versátil! | Tiene versión gratuita y también de pago para empresas. |
| Forest | Concentración en las tareas. | Es muy original y sostenible. | Es totalmente gratuita. |
| MyStudyLife | Todo lo que necesitas para organizar tus clases y exámenes. | Ideal para estudiantes. | Gratis. Hay también una versión MyStudyLife+ de pago. |
| Evernote | Crear notas. | Puedes almacenar todo tipo de información. | Empieza gratis para pasar a un plan de pago. |
Con prácticamente todas estas aplicaciones, puedes crear un organizador de tareas que te ayudará a dejar de procrastinar. Dependiendo de cuál sea el volumen de tu trabajo, de si es solo para ti o para un equipo, etc., te serás más útil una u otra. Conocerlas todas te ayudará a identificar cuál se ajusta mejor a tus necesidades y a ponerte ya manos a la obra.
Bibliografía
- Esteban, F. (2024, enero 13). La aplicación de moda para organizar tu trabajo y ser más productivo. Business Insider España. https://www.businessinsider.es/aplicacion-moda-organizar-trabajo-ser-productivo-1355454
- Castro, R. M. (2023, febrero 23). 50 estadísticas sobre las búsquedas de Google. Semrush Blog; Semrush. https://es.semrush.com/blog/estadisticas-busquedas-google/
- Qué puedes hacer con Calendar. (s/f). Google.com. Recuperado el 10 de enero de 2025, de https://support.google.com/a/users/answer/9302892?hl=es
- Lacort, J. (2024, octubre 25). Todo el mundo usa Notion como bloc de notas, pero la empresa tiene otros planes (mucho más ambiciosos). Xataka.com; Xataka. https://www.xataka.com/aplicaciones/notion-ha-lanzado-su-propia-aplicacion-correo-parte-su-plan-ser-gran-aplicacion-todo-uno
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